ALGEMENE VOORWAARDEN — PubliekIT B.V.

Adres: Oud‑Loosdrechtsedijk 184 A, 1231 NG Loosdrecht, Nederland
KvK : 99633760
Versie: 1 februari 2026]

Artikel 1 – Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

1. PubliekIT: PubliekIT B.V.
2. Klant: iedere (publieke) rechtspersoon die met PubliekIT een Overeenkomst sluit.
3. Overeenkomst: de afspraken tussen PubliekIT en de Klant over de levering van Diensten.
4. Diensten: alle door PubliekIT aangeboden werkzaamheden, waaronder:
   a) Digitale Startfoto: een feitelijke en niet‑normatieve vaststelling van digitale volwassenheid op basis van openbaar beschikbare documenten met bestuurlijke relevantie, resulterend in een visueel/tekstueel profiel;
   b) Onderzoek/Referentiekader: empirisch onderzoek en methodiek die de basis vormen onder de Startfoto en publicaties van PubliekIT;
   c) Duiding & Ondersteuning: bestuurlijke interpretatie/reflectie op basis van vastgestelde feiten; optioneel advies over proces/prioritering;
   d) Academy: trainingen/lezingen/sessies voor raadsleden, bestuurders en griffies;
   e) Detachering: inzet van een consultant/medewerker bij of voor de Klant.
5. Werkresultaten: alle door PubliekIT opgeleverde rapportages, profielen, presentaties, trainingsmaterialen en overige deliverables.
6. Methodiek & Materialen: het PubliekIT‑referentiekader, analysemethoden, formats, visuals en (bron)code/sjablonen die door PubliekIT zijn ontwikkeld.
7. Openbare Bronnen: door derden (o.a. gemeente, rekenkamer) openbaar gemaakte bestuurlijk/beleidsmatige documenten en activiteitenverslagen.
8. Interne Documenten: niet‑openbare stukken van de Klant die – uitsluitend indien overeengekomen – voor validatie/duiding worden gebruikt.
9. Consultant: de door PubliekIT ingezette medewerker of zelfstandige.

Artikel 2 – Toepasselijkheid en rangorde

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, Overeenkomsten en leveringen van PubliekIT, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2. Afwijkende inkoopvoorwaarden van de Klant zijn slechts van toepassing indien schriftelijk door PubliekIT aanvaard.
3. Bij tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde: i) schriftelijke hoofdafspraken/Orderformulier, ii) eventueel verwerkersovereenkomst (AVG), iii) deze Algemene Voorwaarden, iv) offerte/plan van aanpak.

Artikel 3 – Totstandkoming en uitvoering

1. Offertes zijn vrijblijvend tot aan schriftelijke aanvaarding door de Klant.
2. PubliekIT zal de Diensten naar beste kunnen en volgens professionele standaarden uitvoeren.
3. De Klant zorgt tijdig voor medewerking, contactpersonen en – waar van toepassing – toegang tot Interne Documenten.
4. Planningen zijn indicatief; wijzigingen in scope/medewerking kunnen leiden tot aangepaste doorlooptijd en vergoeding (zie Artikel 12).

Artikel 4 – Karakter van de dienstverlening (niet‑normatief)

1. Digitale Startfoto en Onderzoek/Referentiekader zijn feitelijke en beschrijvende vaststellingen op basis van Openbare Bronnen. Zij zijn geen audit, geen beoordeling, geen compliance‑toets, geen ranglijst en geen ontwikkelroute.
2. Duiding & Ondersteuning vindt uitsluitend plaats na de feitelijke vaststelling; PubliekIT adviseert niet normatief en legt geen “best practices” op.
3. Academy is kennisdeling/duiding; geen ambtelijke opleiding en geen beleidsadvies.
4. Detachering: de Consultant werkt onder dagelijkse aansturing van de Klant; verantwoordelijkheden/arboveiligheid op locatie berusten bij de Klant.

Artikel 5 – Bronnen, validatie en beperkingen

1. Voor Startfoto/onderzoek gebruikt PubliekIT primair Openbare Bronnen. Indien de Klant aanvullende Interne Documenten aanreikt voor validatie/duiding, blijven bronselectie en interpretatiekaders bij PubliekIT.
2. PubliekIT is niet verantwoordelijk voor onjuistheden/onvolledigheden in door derden gepubliceerde bronnen of door de Klant aangeleverde informatie.
3. Conclusies en visualisaties zijn herleidbaar naar de geraadpleegde bronnen; PubliekIT documenteert de gehanteerde selectie en werkwijze.

Artikel 6 – Oplevering en acceptatie

1. Werkresultaten worden digitaal opgeleverd (PDF/presentatie/link).
2. De Klant controleert binnen 10 werkdagen na oplevering op feitelijke onjuistheden; bij uitblijven van reactie geldt het Werkresultaat als geaccepteerd.
3. Kennis‑ en aanpakdocumentatie die behoort tot de Methodiek & Materialen wordt niet overgedragen.

Artikel 7 – Intellectuele eigendom en gebruiksrechten

1. Alle rechten op Methodiek & Materialen (incl. referentiekader, formats, visuals, scripts) berusten bij PubliekIT.
2. De Klant verkrijgt op Werkresultaten een niet‑exclusief, niet‑overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik.
3. Externe publicatie, (her)verspreiding of bewerking van Werkresultaten/Methodiek is alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van PubliekIT en met naamsvermelding.
4. Niets in de Overeenkomst impliceert overdracht van IE‑rechten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

Artikel 8 – Vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid en integriteit

1. Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim.
2. PubliekIT werkt onafhankelijk van leveranciers en behartigt geen implementatiebelangen.
3. PubliekIT handelt politiek neutraal; waar sprake is van mogelijke belangenverstrengeling (bijv. bestuurlijke/politieke rol) wordt dit vooraf geborgd en kan PubliekIT opdrachten weigeren/afbakenen.
4. Gebruik van naam en logo van de Klant als referentie geschiedt uitsluitend na schriftelijke toestemming.

Artikel 9 – Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

1. Uitgangspunt: Startfoto/onderzoek gebruikt Openbare Bronnen en verwerkt in beginsel geen persoonsgegevens.
2. Indien de Klant Interne Documenten met (mogelijke) persoonsgegevens verstrekt en PubliekIT die verwerkt, treedt PubliekIT op als verwerker en sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.
3. PubliekIT treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
4. Bewaartermijnen: bron- en werkbestanden worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor uitvoering, nazorg en verantwoording, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.
5. (Trans)verwerking buiten de EER vindt niet plaats zonder passende waarborgen en afspraken.

Artikel 10 – Tarieven, kosten en betaling

1. Tenzij anders vermeld zijn tarieven exclusief btw en onkosten.
2. Reis‑ en verblijfskosten worden doorbelast conform afspraak of werkelijke kosten.
3. Facturatie: projectmatig (Startfoto/onderzoek) in termijnen of na oplevering; detachering/ondersteuning maandelijks achteraf.
4. Betalingstermijn: 30 dagen na factuurdatum.
5. Bij te late betaling is wettelijke (handels)rente verschuldigd en komen redelijke incassokosten voor rekening van de Klant. PubliekIT kan de dienstverlening opschorten.

Artikel 11 – Academy (inschrijving, annulering, verplaatsing)

1. Inschrijvingen zijn bindend na bevestiging.
2. Annulering door de Klant:
   • > 30 dagen vóór datum: kosteloos;
   • 30–14 dagen: 50% van de prijs;
   • < 14 dagen: 100% van de prijs.
3. Verplaatsing in overleg op basis van beschikbaarheid.
4. Opnames door deelnemers zijn zonder schriftelijke toestemming niet toegestaan.
5. Alle trainingsmaterialen blijven eigendom van PubliekIT; gebruik is beperkt tot intern gebruik door de deelnemers.

Artikel 12 – Wijzigingen en meerwerk

1. Wijziging van scope/planning op verzoek van de Klant kan leiden tot meerwerk tegen geldende tarieven.
2. PubliekIT informeert de Klant tijdig over de impact (tijd en kosten).

Artikel 13 – Inzet van derden en tools van derden

1. PubliekIT mag derden inschakelen voor uitvoering (waaronder zelfstandige consultants).
2. Waar software/tools van derden worden gebruikt, gelden de licentievoorwaarden van die derden; PubliekIT is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van die software/tools. De Klant zorgt – tenzij anders overeengekomen – voor vereiste licenties.

Artikel 14 – Werving en overname (non‑sollicitatie)

1. De Klant zal gedurende de looptijd van de opdracht en tot zes (6) maanden na beëindiging daarvan geen Consultant van PubliekIT B.V. die betrokken is geweest bij de uitvoering van de opdracht, direct of indirect in dienst nemen of buiten PubliekIT om inhuren, tenzij voorafgaand schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Bij overtreding is de Klant een direct opeisbare boete verschuldigd van €25.000 per Consultant, dan wel 25% van de overeengekomen jaarkosten van de betreffende inzet (welk bedrag hoger is), onverminderd het recht van PubliekIT op aanvullende schadevergoeding.
3. De bevoegde rechter kan de boete matigen indien en voor zover de billijkheid dit klaarblijkelijk eist, overeenkomstig artikel 6:94 BW.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid

1. PubliekIT is slechts aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks en uitsluitend gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.
2. Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag aan vergoedingen dat door de Klant is betaald voor de betreffende opdracht, met een absoluut maximum van €100.000.
3. PubliekIT is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data of schade door onjuistheden in Openbare Bronnen/Interne Documenten.
4. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld van PubliekIT.
5. Iedere aanspraak vervalt indien de Klant niet binnen 12 maanden na ontdekking schriftelijk heeft geklaagd.

Artikel 16 – Overmacht

1. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden waarop PubliekIT geen invloed heeft, zoals uitval van derden‑systemen, (algemene) netwerk‑/cloudstoringen, ziekte, stakingen, overheidsmaatregelen of overmacht bij ingeschakelde derden.
2. Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort; indien de periode langer dan 60 dagen duurt, kunnen Partijen ontbinden zonder schadeplichtigheid.

Artikel 17 – Duur, opzegging en beëindiging

1. De Overeenkomst eindigt van rechtswege na oplevering/looptijd, tenzij schriftelijk verlengd.
2. Bij detachering/ondersteuning kan ieder der Partijen opzeggen met 1 maand schriftelijke opzegtermijn (tenzij anders overeengekomen).
3. Partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij wezenlijke tekortkoming die na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen redelijke termijn is hersteld, of bij surseance/faillissement.
4. Bij beëindiging voldoet de Klant de tot dan toe verschuldigde vergoedingen en redelijke kosten.

Artikel 18 – Toepasselijk recht en forum

1. Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Midden‑Nederland, locatie Utrecht.

Artikel 19 – Slotbepalingen

1. Afwijkingen of aanvullingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
2. Indien enige bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen van kracht; Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een bepaling die zoveel mogelijk dezelfde strekking heeft.
3. PubliekIT past deze voorwaarden van tijd tot tijd aan; de geldende versie wordt op de website gepubliceerd.

Ondertekening / publicatie

Loosdrecht, 1 Februari 2026
PubliekIT B.V.